Una inasistencia le cuesta a tu clínica el margen de contribución de la cita que no ocurrió, más los insumos que se prepararon y no se pueden reutilizar, multiplicado por las veces que pasa al mes y descontando los espacios que logras volver a ocupar. Abajo está la fórmula, un ejemplo con cifras hipotéticas y una tabla para que hagas tu propia cuenta.
Si prefieres no hacer cuentas a mano, usa la calculadora de inasistencias.
¿Qué es exactamente lo que se pierde?
Cuando un paciente no llega a su cita:
- Se pierde el ingreso del servicio.
- No se pierden los costos fijos: el arriendo, los salarios fijos, la depreciación de los equipos. Se pagan igual.
- Algunos costos variables sí se evitan: el insumo que no se abrió, la comisión que no se paga.
- Algunos insumos sí se pierden si ya se prepararon y no se pueden volver a usar.
- Se pierde una oportunidad: alguien más habría querido ese horario.
Por eso la medida correcta no es el precio, sino el margen de contribución.
La fórmula
Costo de una inasistencia = (precio del servicio − costos variables que se evitan) + insumos preparados que se pierden
Costo mensual = citas agendadas al mes × tasa de inasistencia × (1 − tasa de reocupación) × costo de una inasistencia
Donde:
| Término | Qué es | Cómo obtenerlo |
|---|---|---|
| Precio del servicio | Lo que paga el paciente | Tu lista de precios, o el promedio ponderado si tienes muchos servicios |
| Costos variables que se evitan | Lo que no gastas si la cita no ocurre | Insumos que no se abren, comisión del profesional por cita |
| Insumos preparados perdidos | Lo que ya abriste o preparaste y se pierde | Registro de la recepción o del área clínica |
| Tasa de inasistencia | Proporción de citas a las que el paciente no llega sin avisar a tiempo | Inasistencias ÷ citas agendadas |
| Tasa de reocupación | Proporción de espacios perdidos que logras volver a llenar | Espacios reocupados ÷ espacios liberados |
Ejemplo paso a paso (cifras hipotéticas)
Ejemplo. Los números de esta sección son inventados para ilustrar el cálculo. No son promedios del sector ni datos de clínicas reales.
Supongamos una clínica con estos datos:
- Precio promedio por cita: $400.000.
- Costos variables que se evitan si el paciente no llega: $80.000 (insumos y comisión).
- Insumos preparados que se pierden: $0 en promedio, porque la clínica solo abre insumos con el paciente presente.
- Citas agendadas al mes: 200.
- Tasa de inasistencia: 10 %.
- Tasa de reocupación: 25 %.
Paso 1: costo de una inasistencia
$400.000 − $80.000 + $0 = $320.000
Paso 2: inasistencias al mes
200 × 10 % = 20 inasistencias
Paso 3: inasistencias no reocupadas
20 × (1 − 25 %) = 15 espacios perdidos
Paso 4: costo mensual
15 × $320.000 = $4.800.000 al mes
Paso 5: costo anual
$4.800.000 × 12 = $57.600.000 al año
En este ejemplo hipotético, cada punto porcentual de inasistencia equivale a 2 citas al mes, de las cuales 1,5 no se reocupan: $480.000 mensuales.
Segundo ejemplo: un consultorio con un solo profesional (cifras hipotéticas)
Ejemplo. De nuevo, cifras inventadas para mostrar el cálculo.
- Precio promedio por cita: $250.000.
- Costos variables que se evitan: $50.000.
- Insumos preparados que se pierden: $20.000 en promedio, porque algunos procedimientos se alistan antes de que llegue el paciente.
- Citas agendadas al mes: 80.
- Tasa de inasistencia: 8 %.
- Tasa de reocupación: 10 %, porque con un solo profesional es difícil mover pacientes con poco aviso.
Costo de una inasistencia: $250.000 − $50.000 + $20.000 = $220.000.
Inasistencias al mes: 80 × 8 % = 6,4. No reocupadas: 6,4 × 90 % = 5,76.
Costo mensual: 5,76 × $220.000 = $1.267.200. Costo anual: $15.206.400.
En un consultorio pequeño el número absoluto es menor, pero pesa más: cada hueco es tiempo del único profesional que factura.
¿Cómo cambia con la tasa de inasistencia? (cifras hipotéticas)
Con los mismos datos del ejemplo, variando solo la tasa de inasistencia:
| Tasa de inasistencia | Inasistencias al mes | No reocupadas | Costo mensual | Costo anual |
|---|---|---|---|---|
| 5 % | 10 | 7,5 | $2.400.000 | $28.800.000 |
| 10 % | 20 | 15 | $4.800.000 | $57.600.000 |
| 15 % | 30 | 22,5 | $7.200.000 | $86.400.000 |
Y variando la reocupación, con la inasistencia fija en 10 %:
| Tasa de reocupación | No reocupadas | Costo mensual |
|---|---|---|
| 0 % | 20 | $6.400.000 |
| 25 % | 15 | $4.800.000 |
| 50 % | 10 | $3.200.000 |
La segunda tabla muestra algo importante: reocupar los espacios pesa casi tanto como evitar la inasistencia. Y solo se reocupa lo que se libera con tiempo, por eso conviene pedir confirmación con anticipación.
¿Y si tengo servicios muy distintos?
Si tu clínica combina valoraciones de 20 minutos con procedimientos de dos horas, un promedio puede engañar. Haz la cuenta por grupo de servicio y suma los resultados. Así se ve con tres grupos:
| Grupo de servicio | Costo por inasistencia | No reocupadas al mes | Pérdida mensual |
|---|---|---|---|
| Valoraciones | $ 100.000$ 100.000 − $ 0 + $ 0 | 8,160 citas × 15 % × (1 − 10 %) | $ 810.000 |
| Procedimientos cortos | $ 550.000$ 900.000 − $ 350.000 + $ 0 | 4,880 citas × 8 % × (1 − 25 %) | $ 2.640.000 |
| Procedimientos largos | $ 1.320.000$ 1.500.000 − $ 300.000 + $ 120.000 | 120 citas × 5 % × (1 − 0 %) | $ 1.320.000 |
| Total | Varía por grupo | 13,9160 citas agendadas | $ 4.770.000Al año: $ 57.240.000 |
Costo por inasistencia = precio − costos variables que se evitan + insumos preparados que se pierden. No reocupadas = citas agendadas al mes × tasa de inasistencia × (1 − tasa de reocupación).
Haz la cuenta con tus cifras en la calculadora de inasistencias
Para las valoraciones gratuitas, el precio es cero, pero no el costo. Una forma de estimarlo:
Costo de una valoración perdida = margen promedio del tratamiento × proporción de valoraciones que se convierten en tratamiento
Ejemplo hipotético: si el margen promedio de un tratamiento es $320.000 y 3 de cada 10 valoraciones terminan en tratamiento, cada valoración perdida vale unos $96.000 en margen esperado.
¿De dónde saco mis cifras?
- Citas agendadas al mes: de tu agenda o tu software, contando todas las citas del mes, incluidas las canceladas.
- Tasa de inasistencia: registra durante cuatro semanas el resultado de cada cita con categorías fijas (asistió, canceló a tiempo, canceló tarde, no llegó). Si no lo tienes, empieza hoy.
- Tasa de reocupación: anota cada espacio que se liberó y si se volvió a llenar.
- Costos variables: pregunta a tu contador cuáles costos dependen de que la cita ocurra. Los más comunes son insumos y comisiones por procedimiento.
- Insumos perdidos: pide al área clínica que anote cuando se prepara algo para un paciente que no llega.
No esperes a tener cifras perfectas. Una estimación razonable hoy es más útil que una cifra exacta dentro de seis meses.
Lo que no entra en la fórmula, pero también cuesta
- Tiempo de recepción llamando, reprogramando y persiguiendo confirmaciones.
- Profesionales ociosos que se desmotivan con huecos en la agenda.
- Pacientes que no consiguieron cita porque la agenda se veía llena.
- Insumos con fecha de vencimiento que se acercan a vencer porque se usaron menos de lo previsto.
No los sumes a la cifra principal si no los puedes medir bien; menciónalos aparte.
¿Qué hacer con el resultado?
- Compara el costo mensual con lo que cuesta reducirlo: tiempo de la recepción, una herramienta de recordatorios, una política de cancelación.
- Fija una meta realista: bajar la tasa unos puntos y subir la reocupación.
- Mide cada mes con la misma definición.
En la guía cómo reducir las inasistencias en tu clínica estética tienes un plan de cuatro semanas, y en plantillas de WhatsApp para confirmar citas los mensajes listos para usar.
¿Cómo ayuda Daity?
Daity envía la confirmación y el recordatorio con botones por el WhatsApp de tu clínica y actualiza la agenda con la respuesta. Cuando un paciente cancela con anticipación, el espacio queda libre de inmediato en tu página de reservas y el paciente recibe el enlace para volver a agendar. En el panel ves cuántas citas se confirmaron, se cancelaron o quedaron sin respuesta, que es la información que necesitas para esta fórmula. Más en recordatorios y confirmación por WhatsApp.