Plantillas de WhatsApp para confirmar citas en clínicas

Estas son plantillas de WhatsApp listas para copiar para clínicas estéticas: confirmación de cita al agendar, recordatorio 24 horas antes, recordatorio 2 horas antes, reprogramación y seguimiento después del tratamiento. Al final explicamos cómo aprobarlas en Meta, qué es la ventana de 24 horas y qué horarios respetar según la Ley 2300 de 2023.

Los textos entre corchetes, como [Nombre], son las variables que tu software reemplaza por los datos de cada cita. En la plataforma de Meta las variables se escriben como {{1}}, {{2}} o con nombre, según la configuración.

Antes de copiar: tres reglas de WhatsApp

1. Ventana de 24 horas. Cuando un paciente te escribe, tienes 24 horas para responderle con mensajes libres. Fuera de esa ventana, solo puedes iniciar la conversación con una plantilla aprobada por Meta.
2. Categorías. Meta clasifica las plantillas en utilidad, marketing y autenticación. Las confirmaciones y recordatorios de citas son de utilidad. Si añades una oferta, puede pasar a marketing, con otras reglas y otra tarifa.
3. Aprobación. Cada plantilla se envía a revisión. Meta puede rechazarla si el texto es ambiguo, si parece promocional en una categoría de utilidad o si las variables no tienen ejemplos claros.

Plantilla 1: confirmación de cita al agendar

Se envía apenas se crea la cita. Categoría sugerida: utilidad.

Botón opcional con enlace: Ver mi cita o Cómo llegar.

Por qué funciona: da toda la información en un solo mensaje, nombra al profesional y deja claro cómo cancelar a tiempo.

Plantilla 2: recordatorio 24 horas antes, con botones

El recordatorio más importante, porque deja tiempo para reocupar el espacio si el paciente cancela. Categoría sugerida: utilidad.

Variante con indicaciones de preparación:

Las indicaciones de preparación deben ser las que tu equipo médico haya definido por escrito para ese servicio. No improvises indicaciones clínicas en una plantilla.

Plantilla 3: recordatorio 2 horas antes

Útil para servicios de primera vez o pacientes que confirmaron con mucha anticipación. No pide confirmación: solo recuerda y da la ubicación. Categoría sugerida: utilidad.

Botón opcional con enlace: Cómo llegar.

Úsalo con moderación: dos recordatorios para la misma cita está bien; tres empieza a molestar.

Plantilla 4: respuesta cuando el paciente cancela

Si el paciente tocó Cancelar, normalmente está dentro de la ventana de 24 horas, así que puedes responder con un mensaje libre. Si lo envías como plantilla, la categoría sugerida es utilidad.

Botón con enlace: Elegir nuevo horario.

Plantilla 5: reprogramación confirmada

Cuando tu equipo ya movió la cita.

Plantilla 6: seguimiento después del tratamiento

Se envía uno o dos días después de la cita. Es delicada: la respuesta puede traer una pregunta clínica, así que conviene que la lea una persona del equipo, no un bot. Categoría sugerida: utilidad, siempre que no incluya promociones.

Lo que no debe decir un seguimiento:

• Promesas de resultado (“verás el efecto en X días”).
• Indicaciones clínicas genéricas que no definió el médico.
• Una oferta para el próximo tratamiento. Si quieres hacer una campaña, hazla en un mensaje separado, de categoría marketing y solo a quienes aceptaron recibir promociones.

Plantilla 7: seguimiento a quien preguntó y no agendó

Esta ya es comercial. Si incluye una oferta o invita a comprar, Meta probablemente la clasificará como marketing.

Resumen de plantillas

¿Y dentro de la ventana de 24 horas?

Si el paciente te escribió hace poco, no necesitas plantilla: puedes responder con mensajes libres, incluidos botones y listas de opciones. Esto sirve para:

• Confirmar una cita que el paciente acaba de pedir por chat.
• Ofrecer tres horarios como botones para que elija uno.
• Enviar la ubicación o un documento de indicaciones.

Cuando la ventana se cierra, vuelves a necesitar una plantilla aprobada para iniciar la conversación.

Errores que hacen que el paciente no responda

• Mensajes largos donde la pregunta queda al final y no se ve en la notificación.
• No decir quién escribe. El nombre de la clínica debe estar en la primera línea.
• Pedir confirmación sin botones, obligando a escribir.
• Enviar desde un número distinto al que el paciente conoce.
• Mandar el recordatorio de madrugada o demasiado cerca de la cita.

¿Cómo hacer que Meta apruebe tus plantillas?

• Escribe el propósito claro en la primera línea: “tu cita quedó agendada”, “te recordamos tu cita”.
• Da ejemplos reales para cada variable al enviarla a revisión.
• Evita que el mensaje empiece o termine con una variable.
• No mezcles promoción en plantillas de utilidad.
• Usa el idioma correcto al registrarla (español).
• No uses mayúsculas sostenidas ni demasiados signos de exclamación.

¿A qué horas enviar los mensajes?

La Ley 2300 de 2023 fija un horario para la cobranza: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contacto los domingos ni festivos. Su artículo 5 extiende ese horario al envío de mensajes publicitarios por SMS, aplicaciones de mensajería y correo electrónico.

En la práctica:

• Promociones y campañas: solo en ese horario, y solo a pacientes que no se hayan dado de baja.
• Recordatorios y confirmaciones: son mensajes de servicio, no publicidad. Aun así, envíalos en horas razonables; un recordatorio a las 6:00 a. m. de un domingo no le cae bien a nadie.

Esto no es asesoría legal. Si tienes dudas sobre un caso particular, consulta con tu abogado.

¿Cómo lo hace Daity?

En Daity redactamos contigo estas plantillas, las enviamos a aprobación de Meta y las conectamos a reglas: al agendar, antes de la cita, después de la cita y tras una cancelación. Cuando el paciente toca Confirmar o Cancelar, la cita se actualiza sola en la agenda; si cancela, recibe el enlace para volver a reservar. Las respuestas que necesitan a una persona quedan en la bandeja de tu equipo. Mira cómo funciona en recordatorios y confirmación por WhatsApp o lee cómo reducir las inasistencias.

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